CONDITIONS D’UTILISATION

Date de mise à jour : juin 2026

1. Définitions

Les termes suivants, lorsqu’ils sont utilisés avec une majuscule, ont le sens qui leur est attribué ci-dessous dans l’ensemble des présentes Conditions :

« Client » désigne l’organisation qui souscrit au Service.

« Administrateur principal » désigne la personne autorisée par le Client à gérer les paramètres généraux du compte, les accès, les options de sécurité et l’activation ou la désactivation de fonctionnalités optionnelles.

« Utilisateur autorisé » désigne toute personne physique autorisée par le Client à accéder au Service.

« Contenu du Client » désigne toute donnée, tout texte, tout document, toute note, tout bilan, toute pièce jointe, tout indicateur, toute configuration, toute information personnelle ou autre contenu transmis, saisi, importé, généré, téléchargé ou autrement traité par le Client ou ses Utilisateurs autorisés dans le cadre du Service.

« Fonctionnalité IA » désigne la fonctionnalité d’assistance rédactionnelle du Service permettant, dans certains champs compatibles, de traduire, corriger, reformuler, améliorer, résumer, structurer ou autrement assister la rédaction de contenu à l’aide d’un modèle de langage tiers. La Fonctionnalité IA ne comprend ni le Module IA Conformité ni le canal de soutien en ligne.

« Fournisseur tiers » désigne tout fournisseur externe utilisé par Planivore pour fournir, héberger, sécuriser, authentifier, analyser, facturer, assister ou exploiter le Service, incluant tout fournisseur de service d’intelligence artificielle tel qu’OpenAI.

« Module IA Conformité » désigne le module optionnel et payant permettant au Client de téleverser des documents (politiques, règlements, rapports, contrats ou autres) dans l’infrastructure sécurisée de Planivore afin de les interroger par recherche vectorielle (RAG). Dans ce module, les documents ne sont pas transmis intégralement à un fournisseur tiers de service d’intelligence artificielle externe.

2. Admissibilité et autorité

Vous devez avoir la capacité juridique requise pour conclure un contrat valide. Si vous utilisez le Service pour le compte d’une personne morale, d’un organisme public, d’un établissement d’enseignement, d’une municipalité, d’un OBNL ou de toute autre organisation, vous confirmez que vous êtes autorisé à accepter les présentes Conditions au nom de cette organisation.

3. Description du Service

Le Service permet notamment de structurer, suivre, documenter, analyser et communiquer l’avancement de plans stratégiques, plans d’action, indicateurs, projets, redditions de compte, rapports et contenus connexes. Certaines fonctionnalités peuvent être offertes à titre standard, optionnel, bêta, essai, module additionnel ou intégration.

Planivore peut modifier, améliorer, suspendre, retirer ou remplacer tout ou partie du Service, y compris toute fonctionnalité, interface, intégration, limite d’utilisation ou composante technologique, sous réserve des obligations applicables envers le Client.

4. Comptes et accès

Chaque Utilisateur autorisé doit utiliser des identifiants d’accès personnels, exacts et à jour. Le Client est responsable :

• de l’exactitude des informations transmises lors de la création ou de la gestion des comptes ;
• de la confidentialité des mots de passe et de tout autre mécanisme d’authentification ;
• des actes, omissions et activités réalisés à partir des comptes de ses Utilisateurs autorisés ;
• de retirer rapidement les accès devenus non autorisés.

Vous vous engagez à informer Planivore sans délai de toute utilisation non autorisée, faille de sécurité, perte d’identifiants ou suspicion d’accès abusif.

5. Utilisation autorisée

Le Client et les Utilisateurs autorisés peuvent utiliser le Service uniquement pour leurs besoins internes, professionnels, administratifs ou organisationnels légitimes, conformément :

• aux présentes Conditions ;
• aux lois et règlements applicables ;
• aux politiques internes du Client ;
• aux limites techniques, documentaires ou contractuelles communiquées par Planivore.

Il est interdit d’utiliser le Service de manière à :

• contrevenir à une loi ou à un droit d’un tiers ;
• tenter d’obtenir un accès non autorisé à un système, compte, réseau ou donnée ;
• contourner des mesures de sécurité, de limitation, de facturation ou de contrôle d’accès ;
• introduire du code malveillant, des scripts nuisibles ou tout contenu de nature à compromettre le Service ;
• utiliser le Service pour développer ou entraîner un produit concurrent en reproduisant substantiellement ses fonctionnalités, sa structure ou sa logique ;
• transmettre du contenu diffamatoire, frauduleux, haineux, trompeur, obscène ou autrement illicite.

6. Contenu du Client et responsabilités

Le Client conserve ses droits sur son Contenu du Client. Sous réserve des présentes Conditions, le Client accorde à Planivore une licence non exclusive, mondiale, sans redevance, limitée à la durée nécessaire pour héberger, copier, transmettre, traiter, afficher, sauvegarder, analyser techniquement et autrement utiliser le Contenu du Client dans la mesure requise pour :

• fournir le Service ;
• maintenir la sécurité, l’intégrité et la performance du Service ;
• réaliser des sauvegardes, restaurations, migrations, tests, diagnostics et améliorations techniques ;
• se conformer à ses obligations légales, réglementaires et contractuelles.

Le Client déclare et garantit qu’il dispose de tous les droits, autorisations, consentements et fondements juridiques nécessaires pour transmettre et faire traiter le Contenu du Client dans le cadre du Service.

Le Client demeure seul responsable :

• de la légalité, exactitude, qualité, pertinence et intégrité du Contenu du Client ;
• du choix des personnes qui peuvent accéder au Service ;
• de l’usage qui est fait du Service et des résultats obtenus ;
• des décisions prises à partir du Service ou du contenu généré ou traité par le Service.

7. Confidentialité et renseignements personnels

La collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et la protection des renseignements personnels sont régies par la Politique de confidentialité de Planivore, telle que mise à jour de temps à autre. En utilisant le Service, vous reconnaissez avoir pris connaissance de cette politique.

Le Client reconnaît que, selon le contexte d’utilisation, il peut agir à titre de responsable du traitement, d’entreprise, d’institution ou d’organisme qui détermine les finalités du traitement des renseignements personnels de ses propres utilisateurs, employés, citoyens, partenaires, administrateurs, membres ou autres personnes concernées. Le Client demeure responsable d’obtenir les autorisations, consentements ou bases légales nécessaires à son propre usage du Service.

8. Fonctionnalités optionnelles

Certaines fonctionnalités du Service peuvent être présentées dans l’interface même si elles ne sont pas activées pour le compte du Client. Lorsqu’une fonctionnalité optionnelle n’est pas activée, elle peut apparaître à titre informatif ou démonstratif, mais demeurer inaccessible ou grisée.

L’Administrateur principal peut être appelé à accepter des conditions particulières, une annexe, un avis ou un paramétrage spécifique pour activer certaines fonctionnalités. L’activation d’une telle fonctionnalité vaut confirmation que le Client accepte les conditions particulières applicables.

9. Fonctionnalités IA

9.1  Assistance rédactionnelle

Le Service peut inclure une Fonctionnalité IA permettant notamment, dans certains champs compatibles, de traduire, corriger, reformuler, améliorer ou autrement assister la rédaction de contenu.

La Fonctionnalité IA est facultative. Elle demeure désactivée tant que l’Administrateur principal du Client ne l’a pas expressément activée et n’a pas accepté, le cas échéant, l’annexe ou les conditions additionnelles applicables.

Lorsque la Fonctionnalité IA est activée :

• certains extraits du Contenu du Client peuvent être transmis à un Fournisseur tiers d’IA afin de fournir la fonction demandée ;
• la Fonctionnalité IA est fournie à titre d’assistance uniquement ;
• les résultats générés peuvent être inexacts, incomplets, ambigus, biaisés, inadaptés au contexte ou non conformes aux exigences du Client ;
• toute sortie générée doit être révisée, validée et approuvée par une personne autorisée avant d’être utilisée, communiquée, publiée ou intégrée à un processus décisionnel ;
• le Client demeure seul responsable de la soumission des contenus, de la vérification des résultats et de toute décision, action ou omission fondée sur ces résultats.

Le Client et les Utilisateurs autorisés s’engagent à ne pas utiliser la Fonctionnalité IA pour soumettre :

• des informations dont la communication à un tiers serait interdite par la loi, un contrat ou une obligation de confidentialité ;
• des renseignements personnels sensibles, sauf lorsque cela est strictement nécessaire, légalement permis et autorisé par les règles applicables au Client ;
• du contenu illicite, discriminatoire, trompeur, diffamatoire ou autrement interdit.

Planivore peut imposer des limites d’usage, des journaux d’audit, des avertissements, des blocages, des filtres ou des suspensions applicables à la Fonctionnalité IA.

9.2  Module IA Conformité

Le Module IA Conformité est un module optionnel et payant permettant au Client de téleverser des documents dans un environnement dédié afin de les interroger à l’aide de requêtes en langage naturel.

Dans ce module :

• les documents téleverssés sont indexés et conservés dans l’infrastructure sécurisée de Planivore ;
• l’interrogation est effectuée au moyen d’une architecture de recherche vectorielle (RAG) hébergée dans l’environnement de Planivore ;
• les documents téleverssés ne sont pas transmis intégralement à un fournisseur tiers de service d’intelligence artificielle externe ;
• le Client demeure seul responsable du contenu des documents téleverssés, de leur pertinence à ses besoins et du respect des droits des tiers, notamment les droits d’auteur et les obligations de confidentialité.

L’activation du Module IA Conformité est soumise à une acceptation distincte des conditions particulières applicables et aux frais prévus à l’abonnement concerné.

10. Fournisseurs tiers

Planivore peut recourir à des Fournisseurs tiers pour tout ou partie du Service, notamment pour l’hébergement, l’authentification, la facturation, les paiements, le soutien technique, l’analytique, la sécurité, les communications ou la Fonctionnalité IA. Planivore sélectionne ses fournisseurs selon des critères raisonnables, mais ne peut garantir l’absence absolue d’incident, d’interruption ou de changement chez ces fournisseurs.

Planivore recourt également aux services d’Anthropic pour alimenter son assistant de soutien en ligne, lequel traite les messages du canal d’assistance afin de formuler des réponses basées sur la base de connaissances de Planivore. Cet assistant n’accède pas au Contenu du Client. Son utilisation est décrite dans la Politique de confidentialité. Au début de chaque session de soutien par chat, les utilisateurs reçoivent une notification indiquant que les réponses peuvent être générées avec l’assistance de l’intelligence artificielle.

11. Disponibilité et soutien

Planivore déploie des efforts raisonnables pour rendre le Service disponible et sécuritaire. Toutefois, le Service est fourni sur une base « telle quelle » et « selon la disponibilité ». Des interruptions, ralentissements, opérations de maintenance, erreurs ou défaillances peuvent survenir.

Sauf engagement contractuel spécifique, Planivore ne garantit pas un niveau de disponibilité particulier, un délai de réponse précis ni une continuité sans interruption.

12. Frais, facturation et renouvellement

Lorsque le Service est offert sur abonnement, le Client s’engage à payer l’ensemble des frais, taxes et montants applicables selon l’offre, la proposition, le bon de commande, le devis, le contrat ou la grille tarifaire convenue.

Sauf indication contraire, les abonnements se renouvellent automatiquement pour des périodes successives équivalentes à la période initiale ou au cycle convenu, à moins qu’une des parties ne donne un avis de non-renouvellement selon les modalités prévues au contrat applicable.

Tout retard de paiement peut entraîner des intérêts, la suspension de certaines fonctionnalités, la suspension de l’accès ou la résiliation du Service, sous réserve des engagements contractuels applicables.

Sauf disposition impérative contraire, les frais payés ne sont pas remboursables.

13. Propriété intellectuelle de Planivore

Le Service, sa structure, son apparence, son code, sa documentation, ses gabarits, ses méthodes, ses interfaces, ses bases de données non issues du Contenu du Client, ses graphiques, logos, marques, textes et autres éléments de propriété intellectuelle appartiennent à Planivore ou à ses concédants et sont protégés par les lois applicables.

Aucun droit de propriété intellectuelle n’est transféré au Client, sauf le droit limité d’utiliser le Service conformément aux présentes Conditions et au contrat applicable.

14. Rétroaction

Si vous transmettez à Planivore des commentaires, suggestions, idées d’amélioration ou recommandations concernant le Service, vous accordez à Planivore un droit non exclusif, irrévocable, mondial, perpétuel et sans redevance d’utiliser cette rétroaction pour améliorer ses produits et services, sans obligation de compensation.

15. Suspension et résiliation

Planivore peut suspendre ou limiter l’accès au Service, en tout ou en partie, avec ou sans préavis raisonnable selon le contexte, notamment en cas :

• de violation réelle ou présumée des présentes Conditions ;
• de risque pour la sécurité du Service ou des autres clients ;
• de non-paiement ;
• d’obligation légale, réglementaire ou judiciaire ;
• d’usage abusif, frauduleux ou illicite ;
• de risque lié à la Fonctionnalité IA ou à un Fournisseur tiers.

En cas de résiliation ou d’expiration, les droits d’accès du Client prennent fin, sous réserve des périodes de récupération de données, modalités de transition ou engagements spécifiques prévus au contrat applicable.

16. Exclusion de garanties

Dans toute la mesure permise par la loi, le Service est fourni sans garantie d’aucune sorte, expresse ou implicite, incluant notamment toute garantie de qualité marchande, d’adéquation à un usage particulier, de non-contrefaçon, d’exactitude, de disponibilité, de performance, de compatibilité, de sécurité absolue ou d’absence d’erreurs.

Sans limiter ce qui précède, Planivore ne garantit pas que :

• le Service répondra aux besoins particuliers du Client ;
• le Service sera ininterrompu, opportun, sécuritaire ou exempt d’erreurs ;
• les rapports, calculs, traductions, corrections, reformulations, recommandations ou autres sorties générées seront exacts, complets ou conformes à un cadre normatif donné ;
• la Fonctionnalité IA produira un résultat adéquat pour un usage donné.

17. Limitation de responsabilité

Dans toute la mesure permise par la loi, Planivore, ses administrateurs, dirigeants, employés, sous-traitants, partenaires et fournisseurs ne pourront être tenus responsables des dommages indirects, consécutifs, exemplaires, spéciaux, punitifs ou accessoires, ni des pertes de revenus, de profits, d’économies, de clientèle, de données, d’occasions d’affaires ou de réputation, même s’ils ont été avisés de la possibilité de tels dommages.

Sans limiter ce qui précède, Planivore ne sera pas responsable des conséquences découlant :

• du Contenu du Client ;
• d’une décision prise sur la base du Service ou d’une sortie générée par la Fonctionnalité IA ;
• d’un acte ou d’une omission d’un Fournisseur tiers ;
• d’un accès non autorisé résultant des systèmes ou pratiques du Client ;
• d’une indisponibilité temporaire du Service.

Dans la mesure où une responsabilité de Planivore serait néanmoins retenue, sa responsabilité totale cumulative sera limitée aux montants payés par le Client à Planivore pour le Service visé au cours des douze mois précédant directement l’événement ayant donné lieu à la réclamation.

18. Indemnisation

Le Client s’engage à indemniser et à tenir indemnes Planivore, ses administrateurs, dirigeants, employés, représentants, sociétés liées et fournisseurs contre toute réclamation, demande, procédure, perte, dommage, condamnation, coût ou dépense, y compris les honoraires raisonnables d’avocats, découlant :

• du Contenu du Client ;
• de l’usage du Service par le Client ou ses Utilisateurs autorisés ;
• de la violation des présentes Conditions ;
• de la violation d’une loi, d’un règlement ou d’un droit d’un tiers.

19. Modifications

Planivore peut modifier les présentes Conditions de temps à autre. La version à jour sera publiée sur son site ou autrement communiquée. Sauf indication contraire, les modifications entrent en vigueur à la date de leur publication. L’usage continu du Service après l’entrée en vigueur des modifications constitue une acceptation de la version mise à jour.

20. Droit applicable et juridiction

Les présentes Conditions sont régies par les lois en vigueur dans la province de Québec et les lois fédérales du Canada qui y sont applicables, sans égard aux règles de conflits de lois.

Sous réserve de toute disposition impérative contraire et de toute entente écrite applicable, les tribunaux du district judiciaire de Montréal, Québec, auront compétence exclusive pour entendre tout litige découlant des présentes Conditions ou s’y rapportant.

21. Divisibilité et intégralité

Si une disposition des présentes Conditions est jugée invalide, illégale ou inapplicable, cette disposition sera réputée dissociée sans affecter la validité des autres dispositions.

Les présentes Conditions, avec la Politique de confidentialité, toute annexe applicable, ainsi que tout contrat, devis, bon de commande ou entente spécifique conclue avec le Client, constituent l’intégralité de l’entente intervenue entre les parties relativement au Service.

22. Coordonnées

Pour toute question concernant les présentes Conditions ou le Service, vous pouvez communiquer avec nous à :

Entreprise Planivore

Renseignements généraux [email protected]

Vie privée [email protected]

Téléphone +1 514-248-2228

Site Web https://planivore.app/

23. Accord de traitement des données - clients en Europe (RGPD – Art. 28)

La présente section s’applique lorsque le Client est établi dans l’Union européenne ou au Royaume-Uni, ou lorsque le traitement de données à caractère personnel est soumis au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD). Dans ce contexte, Planivore agit en qualité de sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD, et le Client agit en qualité de responsable du traitement.

23.1 Obligations de Planivore en tant que sous-traitant

Planivore s’engage à :

• ne traiter les données à caractère personnel que sur instruction documentée du Client responsable du traitement, y compris en ce qui concerne les transferts de données vers des pays tiers ;
• veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données s’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale de confidentialité ;
• mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir un niveau de sécurité adapté au risque ;
• ne pas recruter de sous-traitant ultérieur sans l’autorisation préalable écrite du Client, sous réserve des fournisseurs tiers déjà divulgués dans la Politique de confidentialité et les présentes Conditions, le Client est réputé avoir donné son accord pour les sous-traitants existants à la date de conclusion du contrat ;
• aider le Client à répondre aux demandes d’exercice de droits des personnes concernées ;
• aider le Client à s’acquitter de ses obligations en matière de sécurité, de notification des violations et d’analyses d’impact sur la protection des données (AIPD) ;
• supprimer ou restituer toutes les données à caractère personnel au terme de la prestation de services, selon le choix du Client ;
• mettre à disposition du Client toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect des obligations du présent article.

23.2 Sous-traitants ultérieurs

Les fournisseurs tiers actuellement utilisés par Planivore (notamment pour l’hébergement, l’authentification, la facturation et les fonctionnalités d’intelligence artificielle) sont divulgués dans la Politique de confidentialité. Planivore informera le Client de tout changement concernant ces sous-traitants ultérieurs avec un préavis raisonnable, permettant au Client de s’y opposer. Planivore impose aux sous-traitants ultérieurs des obligations équivalentes en matière de protection des données.

24. Décisions automatisées et profilage

Le Service est conçu pour assister les organisations dans leur planification stratégique et ne prend pas automatiquement de décisions produisant des effets juridiques ou affectant de manière significative des personnes physiques. Toute fonctionnalité d’aide à la décision ou de suggestion générée par intelligence artificielle constitue une assistance à la décision humaine et non une décision automatisée au sens de l’article 22 du RGPD ou des dispositions équivalentes de la Loi 25 (Québec).

Si le Client utilise le Service dans un contexte où des décisions automatisées au sens des lois applicables pourraient être prises à l’égard de personnes physiques (notamment en matière de ressources humaines, d’accès à des services ou d’évaluation de performance), il lui appartient de s’assurer que les obligations légales applicables sont respectées, notamment en matière d’information, de révision humaine et de droits des personnes concernées.

25. Dispositions propres aux résidents des États-Unis

Les présentes Conditions sont régies par le droit québécois. Toutefois, dans la mesure où des lois impératives de l’État américain de résidence du Client s’appliquent à certaines questions de protection des renseignements personnels, les droits correspondants seront respectés conformément à notre Politique de confidentialité (section 18). Les Clients américains reconnaissent que le Service est hébergé principalement au Canada et que les lois canadiennes sur la protection des renseignements personnels (Loi 25, LPRPDE) s’appliquent au traitement de leurs données.

25.1 Résolution des litiges pour les clients américains

En cas de litige avec un Client établi aux États-Unis, les parties conviennent de tenter de bonne foi de résoudre le différend à l’amiable dans un délai de 30 jours avant d’introduire toute procédure judiciaire. Sans préjudice du for contractuel établi à la section 20, Planivore se réserve le droit de consentir à un for alternatif pour les clients situés aux États-Unis, le cas échéant, par accord écrit.